Để đảm bảo không bị thất lạc, mất hồ sơ, đề nghị công dân khi gửi hồ sơ qua bưu điện, dùng bì thư hoặc bao bì loại cứng, dán kín, chặt và sử dụng dịch vụ DHL EXPRESS.

Chiều gửi kết quả về, chuẩn bị 1 bì thư gửi đảm bảo (Einschreiben Einwurf) và ghi địa chỉ người nhận. 

Công dân ghi lại số điện thoại hoặc địa chỉ email trong hồ sơ để Tổng Lãnh sự quán liên hệ trong trường hợp cần thiết.